Diseñar cuadros de mando efectivos

Una de las razones del éxito de BI es comunicar información visualmente. Parece fácil, basta con hacer un gráfico de barras o tarta, enlazarlo con los datos y ya está, comunicación visual.
Ahora juntamos unos cuantos gráficos en una página y ya tenemos el cuadro de mando. Pero, ¿es efectivo?. ¿Lo hacemos de la mejor manera posible?. ¿Comunicamos la información de forma que ayude a la toma de decisiones?. A veces creemos que sí pero nos equivocamos.

Vamos a empezar con una definición de Stephen Few, uno de los mayores expertos mundiales en comunicación visual, sobre lo que es un cuadro de mando. Un cuadro de mando es "una representación visual de la información más relevante para conseguir uno o más objetivos, consolidada y organizada en una pantalla de forma que la información se puede monitorizar de un vistazo."
La clave aquí es una pantalla. Si el usuario tiene que usar los botones de desplazamiento ya no se cumple la premisa de monitorizar de un vistazo.

Para ser efectivos, a la hora de diseñar el cuadro de mando debemos plantearnos las siguiente preguntas:

•  ¿Que es lo que más nos llama la atención?¿son esos los datos más relevantes?. Los ojos deberían irse automáticamente a los datos más relevantes.
• ¿Es fácil entender cómo está organizado el cuadro de mando?. El cuadro debe estar claramente organizado y la información agrupada por secciones relevantes.
• ¿Qué datos necesitan la mayor atención?¿se ven fácilmente?. Hay que utilizar formatos condicionales para resaltar la información más relevante, por ejemplo pérdidas en rojo.
• ¿Se centra la atención en la información o en la estética de los gráficos?. Los gráficos de tarta pueden transmitir poca información (es difícil utilizar formatos condicionales en tartas) pero son muy llamativos y necesitan mucho espacio para entenderse, espacio que puede utilizarse para otra información.
• ¿Como está ordenada la información?. Tendemos a mirar de la parte superior izquierda a la inferior derecha. La información más relevante debe estar cerca de la parte superior izquierda.
• ¿Se capta la idea que se quiere transmitir de un vistazo?. La sobrecarga de información supone un problema. A veces la decisión se toma en base al primer vistazo y este debe ser efectivo.
• ¿Cual es el espacio temporal efectivo?. Hay información cuya relevancia se pierde con el paso del tiempo. Otra información solamente es importante si se comparan diferentes periodos. Hay que tener este aspecto en cuenta y presentar claramente el marco temporal al que se hace referencia (este momento, hoy, esta semana vs la anterior).
• ¿Se pueden comparar los items relacionados fácilmente?.
• ¿Refleja el cuadro de mando la foto a gran escala?. Solamente debemos reflejar la información más relevante, los detalles se obtienen profundizando con click-through.
• ¿Se entiende bien el cuadro o es confuso?. El exceso de información (mezclar venta, producción, etc.) puede confundir. Si el autor se confunde, imagínate el usuario. Siempre se pueden utilizar varios cuadros de mando para reflejar información agrupada por temas, departamentos o geográficamente.
• ¿Se presenta la información de forma que no se necesitan hacer cálculos mentales?. Si se está presentando beneficio, puede convenir presentar el beneficio en forma de total y de porcentaje.
• ¿Se ve claramente el valor de cada métrica? Una tontería como la separación de miles en las cantidades ayuda a la comprensión rápida.
• ¿Se ve claramente si es bueno o malo?. Si se presenta un dato sin referencia, tiene poco valor.
• ¿Se compara fácilmente para ver el rendimiento?
• ¿Permite la información tomar una decisión u orientar la toma de decisiones?. Si no se puede ver qué decisión tomar en base al cuadro de mando, debe al menos orientar la búsqueda de más información para tomar decisiones relevantes.
• ¿Determina cómo responder a la información?. Por ejemplo, debe resaltar el mejor proveedor de un producto o servicio o el que debe ser sustituido si no cumple las expectativas.
• ¿Cada item es todo lo preciso que debe ser?. Si se necesita mayor nivel de detalle, se debe facilitar la navegación hasta los niveles pertinentes.
• ¿Se ve claramente si estás yendo a mejor, a peor o igual?.
• ¿Mejoraría el cuadro si se presentara información en forma de tendencias?

Un cuadro de mando a veces no consiste solamente de gráficos, a veces los listados debidamente ordenados y con formatos condicionales dan mejor visibilidad de los datos relevantes. No ha razón para no mezclarlos si se complementan.

Para profundizar en estos temas, esta es la la web de Stephen Few (en inglés) http://www.perceptualedge.com

Tipos de usuario en Cognos 8

Cognos 8 tiene varios tipos de usuario. Los roles de los tipos de usuario a veces se solapan. En Cognos 8, se pueden utilizar los tipos de usuario predefinidos o se pueden especificar tipos de usuario propios.

Normalmente, los tipos de usuario en Cognos se agrupan según el nivel de control que el usuario debe tener sobre la aplicación. El primer grupo, no-autores, permite a los usuarios acceder a los informes generados por Cognos 8 de varias formas, por e-mail, portal web, o acceso directo a través de uno de los estudios de Cognos 8.
El segundo grupo, autores, permite a los usuarios crear informes utilizando uno o varios estudios. Incluidos como autores están los administradores que son el profesional de BI y el administrador de BI.

No autores

Cognos 8 tiene 3 noveles de usuario no autor que pueden ver informes. Estos tres roles son Receptor remoto, Receptor y Consumidor.
El receptor remoto puede recibir informes que han sido generados por Cognos 8 y han sido enviados a través de varios formatos como e-mail, papel, pdf, etc. Estos usuarios acceden a la información sin acceder al software de Cognos.
El receptor tiene acceso al portal Cognos Connection para seleccionar y visualizar informes almacenados. Además, puedes configurar el idioma pro defecto, zona horaria y otras preferencias personales en Cognos Connection. El Receptor puede ver los mismos informes que el Receptor Remoto pero además puede verlos en el portal. En esta imagen se puede ver un ejemplo de los informes que puede ver un Receptor en el portal Cognos Connection

El Consumidor tiene acceso al portal de Cognos 8 para ver informes igual que el Recptor. Además, el consumidor puede acceder a informes a través de Microsoft Office utilizando Cognos 8 Go! Office. Esto permite acceder a tu BI directamente desde documentos Microsoft. También se pueden recibir notificaciones de Event Studio (como cambios de estado, actualizaciones etc.). Por último, puede configurar tu entorno en el portal Cognos Connection.

Autores

Cognos 8 ofrece varios roles de autor que permiten diferentes tipos de acceso a estudios y aplicaciones. Vamos a ver los 5 más comunes que permiten acceso a Query Estudio, Report Estudio, Event Estudio, Metric Estudio y Analisys Studio.

El Autor de Negocio está diseñado para usuarios que necesitan respuestas rápidas a preguntas de negocio. Tiene todas las posibilidades del Consumidor pero además permite consultas ad hoc y creación de informes. Estos usuarios pueden crear consultas sencillas o editar consultas existentes. Todas las consultas e informes se pueden grabar en Cognos Connection.
El analista de negocio tiene los mismos derechos que el consumidor pero además tiene acceso al Analisys Estudio y toda su funcionalidad para llevar a cabo un análisis interactivo del contenido BI de la organización. Puede identificar tendencias y anomalías para mantener a la organización un paso por delante de la competencia.
El gestor de negocio es un rol diseñado para los gestores que necesitan una visión de diferentes funciones del negocio bajo la perspectiva de diferentes indicadores clave del negocio. Los gestores de negocio tienen los mismos derechos que los consumidores y además tienen acceso a Metric Estudio y Metric Designer y todas su funcionalidad para crear y gestionar scorecards.
Los autores profesionales generalmente crean los informes que otros consumen. Requieren una calidad profesional de creación. Como autor profesional, además de los derechos del consumidor, tienes acceso a Query Estudio, donde se pueden generar y guardar nuevas consultas, y Report Estudio, donde se pueden crear y probar nuevos informes y publicarlos para su uso por consumidores, receptores y otros usuarios. Como medida adicional de control de calidad, es conveniente que el Administrador requiera que dos autores profesionales colaboren en el desarrollo de un informe de manera que uno de ellos cree el informe y otro lo audite y lo publique. Por último, los autores profesionales tienen acceso solamente a los informes pertinentes a su departamento.
El profesional BI emplea gran parte de su tiempo creando contenido BI para el resto de la organización. Como profesional, tienes acceso a los cinco estudios: Query Estudio, Report Estudio, Analisys Estudio, Metric Estudio y Event Estudio además de los paquetes Designer, Transformer y Metric. Tienes los mismos accesos que el Administrador excepto Framework Manager y Map Manager. Un Profesional puede crear informes y scorecards, hacer análisis o configurar avisos. Normalmente una organización tiene uno o dos profesionales.
El administrador tiene acceso a los cinco estudios. Además tiene acceso a Framework Manager para modelar los metadatos y publicar paquetes, a Map Manager para crear mapas, atributos y gestionar mapas. Eres el creador y gestor de la forma en que Cognos 8 colabora con el contenido BI.