Diseñar cuadros de mando efectivos

Una de las razones del éxito de BI es comunicar información visualmente. Parece fácil, basta con hacer un gráfico de barras o tarta, enlazarlo con los datos y ya está, comunicación visual.
Ahora juntamos unos cuantos gráficos en una página y ya tenemos el cuadro de mando. Pero, ¿es efectivo?. ¿Lo hacemos de la mejor manera posible?. ¿Comunicamos la información de forma que ayude a la toma de decisiones?. A veces creemos que sí pero nos equivocamos.

Vamos a empezar con una definición de Stephen Few, uno de los mayores expertos mundiales en comunicación visual, sobre lo que es un cuadro de mando. Un cuadro de mando es "una representación visual de la información más relevante para conseguir uno o más objetivos, consolidada y organizada en una pantalla de forma que la información se puede monitorizar de un vistazo."
La clave aquí es una pantalla. Si el usuario tiene que usar los botones de desplazamiento ya no se cumple la premisa de monitorizar de un vistazo.

Para ser efectivos, a la hora de diseñar el cuadro de mando debemos plantearnos las siguiente preguntas:

•  ¿Que es lo que más nos llama la atención?¿son esos los datos más relevantes?. Los ojos deberían irse automáticamente a los datos más relevantes.
• ¿Es fácil entender cómo está organizado el cuadro de mando?. El cuadro debe estar claramente organizado y la información agrupada por secciones relevantes.
• ¿Qué datos necesitan la mayor atención?¿se ven fácilmente?. Hay que utilizar formatos condicionales para resaltar la información más relevante, por ejemplo pérdidas en rojo.
• ¿Se centra la atención en la información o en la estética de los gráficos?. Los gráficos de tarta pueden transmitir poca información (es difícil utilizar formatos condicionales en tartas) pero son muy llamativos y necesitan mucho espacio para entenderse, espacio que puede utilizarse para otra información.
• ¿Como está ordenada la información?. Tendemos a mirar de la parte superior izquierda a la inferior derecha. La información más relevante debe estar cerca de la parte superior izquierda.
• ¿Se capta la idea que se quiere transmitir de un vistazo?. La sobrecarga de información supone un problema. A veces la decisión se toma en base al primer vistazo y este debe ser efectivo.
• ¿Cual es el espacio temporal efectivo?. Hay información cuya relevancia se pierde con el paso del tiempo. Otra información solamente es importante si se comparan diferentes periodos. Hay que tener este aspecto en cuenta y presentar claramente el marco temporal al que se hace referencia (este momento, hoy, esta semana vs la anterior).
• ¿Se pueden comparar los items relacionados fácilmente?.
• ¿Refleja el cuadro de mando la foto a gran escala?. Solamente debemos reflejar la información más relevante, los detalles se obtienen profundizando con click-through.
• ¿Se entiende bien el cuadro o es confuso?. El exceso de información (mezclar venta, producción, etc.) puede confundir. Si el autor se confunde, imagínate el usuario. Siempre se pueden utilizar varios cuadros de mando para reflejar información agrupada por temas, departamentos o geográficamente.
• ¿Se presenta la información de forma que no se necesitan hacer cálculos mentales?. Si se está presentando beneficio, puede convenir presentar el beneficio en forma de total y de porcentaje.
• ¿Se ve claramente el valor de cada métrica? Una tontería como la separación de miles en las cantidades ayuda a la comprensión rápida.
• ¿Se ve claramente si es bueno o malo?. Si se presenta un dato sin referencia, tiene poco valor.
• ¿Se compara fácilmente para ver el rendimiento?
• ¿Permite la información tomar una decisión u orientar la toma de decisiones?. Si no se puede ver qué decisión tomar en base al cuadro de mando, debe al menos orientar la búsqueda de más información para tomar decisiones relevantes.
• ¿Determina cómo responder a la información?. Por ejemplo, debe resaltar el mejor proveedor de un producto o servicio o el que debe ser sustituido si no cumple las expectativas.
• ¿Cada item es todo lo preciso que debe ser?. Si se necesita mayor nivel de detalle, se debe facilitar la navegación hasta los niveles pertinentes.
• ¿Se ve claramente si estás yendo a mejor, a peor o igual?.
• ¿Mejoraría el cuadro si se presentara información en forma de tendencias?

Un cuadro de mando a veces no consiste solamente de gráficos, a veces los listados debidamente ordenados y con formatos condicionales dan mejor visibilidad de los datos relevantes. No ha razón para no mezclarlos si se complementan.

Para profundizar en estos temas, esta es la la web de Stephen Few (en inglés) http://www.perceptualedge.com