¿Cómo implantar BI en la empresa?

Implantar un sistema BI en una empresa puede significar una diferencia crucial en el éxito de la misma. En un entorno cada vez más competitivo, la capacidad de contar con información fiable y a tiempo que permita tomar las decisiones correctas y evaluar el impacto puede significar la diferencia entre el éxito y el cierre.

Para implantar un sistema BI, conviene en primer lugar elegir el segmento de le empresa en el que se obtendrá el mayor retorno de la inversión. La pregunta es ¿qué es lo que más me interesa ver para mejorar?. Puede ser el comportamiento de los clientes, puede ser la logística, puede ser producción. La visibilidad total de las áreas críticas del negocio y la capacidad de tomar acciones correctivas rápidamente son la clave.

Una vez decidida el área inicial, es necesario evaluar la infraestructura existente, las fuentes de información pertinentes existentes o necesarias, cómo está organizada, si es homogénea o es necesario estandarizar nombre, códigos, etc. Es conveniente evitar fuentes de datos manuales sin controles de validación que puedan disminuir la calidad de la información resultante, ya sea por error tipográfico o intencionalmente. Se debe evitar el uso de datos no contrastados e incorporar controles de comprobación de la consistencia de la información.

El siguiente paso es la construcción de un prototipo que permita comenzar a evaluar los datos. Esto permite validar el modelo y comprobar la calidad de la información y comenzar a mostrar a la Dirección el potencial del sistema BI. El prototipado permite además un rápido avance en el análisis de los requisitos del sistema ya que la interacción con el prototipo saca de forma natural las necesidades y requisitos de los usuarios. Conviene centrarse en los objetivos de negocio y desarrollar las métricas, analíticas e informes que se pueden obtener de los datos disponibles. La interacción dará además las pautas de organización de la información (bases de datos, cubos, niveles de detalle, agrupaciones, etc.) y la frecuencia de actualización de información necesaria.

La ventaja de las buenas herramientas BI es que se adaptan muy bien a las técnicas de prototipado. En muchos casos, contar con una base de informes ya existente con plantillas de bases de datos, cubos, informes, cuadros de mando, etc. predefinidos para un sector marca la diferencia entre un proyecto exitoso y un fracaso ya que ayuda a la dirección de la empresa a volcarse en el proyecto desde el inicio.

Por último se desarrolla el prototipo con los procesos necesarios para la integración con las fuentes de datos existentes, la creación de nuevas fuentes de datos, comprobaciones de validación, procesos de carga y transformación, identificación de los usuarios y datos a los que deben tener acceso, niveles de seguridad, periodicidad y medio de acceso (las buenas herramientas como Cognos permiten programar el envío de informes por correo electrónico periódicamente en diferentes formatos como Excell o PDF o programar eventos basados en alarmas y distribuir información de varias formas diferentes). Es importante preparar un plan de formación completo que asegure que el personal comprenda no sólo el funcionamiento de las herramientas sino el potencial y el uso que se puede llega a extraer del sistema para asegurar el triunfo de la implantación. El mejor sistema no sirve para nada si no se usa o se usa incorrectamente.

¿Qué aporta BI a los usuarios?

Normalmente uno hace un análisis basado en objetivos. ¿Que es lo que quiero hacer?¿lo estoy consiguiendo?. Ya hemos visto que para eso tenemos métricas y dimensiones. En una empresa, el objetivo lo suele marcar un presupuesto. Comparando las métricas reales contra los objetivos presupuestados sabemos si vamos por el buen camino o no. A nivel particular el ejercicio es bastante sencillo ¿voy bien de dinero este mes? si no a lo mejor tengo que recortar algún gasto. Tomar transporte público en lugar de coger el coche o cambiar de proveedor de ADSL o darme de baja de la TV de pago.

En una empresa, cuanto mayor es más difícil es tomar la decisión, puesto que la decisión para mejorar costes en compras puede afectar a ventas de una forma que el responsable de compras no advierte o al revés. Por ejemplo un nuevo producto puede estar generando unas ventas mucho mayores de lo anticipado y es necesario ajustar la producción o puede causar tensiones de tesorería. ¿Que aporta BI a esto?. Un sistema BI da una visión global de la empresa y las alarmas y balances para detectar necesidades y reaccionar a tiempo a ellos.

El departamento IT generalmente recoge toda la información necesaria, pero los sistemas de información a veces están fragmentados y no existe una visión unificada del negocio. Los sistemas BI unifican la visión y dan a los usuarios la visión de negocio de los datos de la empresa en los términos en que los utilizan. Los usuarios BI tienen acceso a información fiable que pueden analizar sin necesidad de esperar al departamento IT para sacar sus conclusiones y tomar sus decisiones. A diferencia del uso de, por ejemplo hojas de Excell, los datos del sistema BI son siempre consistentes con los datos de la organización, no se pueden manipular ni destruir accidentalmente y siempre puedes contar con la versión actualizada de la información que se necesita en el formato que entiende el usuario.

¿Esto que significa?, que un responsable puede por ejemplo ver que han aumentado las llamadas de queja de los clientes porque su gráfico de rendimiento así se lo indica. Al analizar la información puede navegar a través de los informes ya existentes y darse cuenta de que necesita una consulta para ver las entregas por zonas. El propio usuario puede hacer la consulta a la base de datos y ver que en una zona el tiempo medio de entrega a subido. Con otra consulta ve que el problema ha surgido la última semana y que corresponde a un proveedor de paquetería en concreto. A partir de ahí se pude tomar al decisión de transferir los pedidos a otro proveedor, buscar otro de respaldo si no existe etc. La información y la decisión se pueden tomar a tiempo sin pasar por un proceso de solicitar al departamento IT, explicar el problema, esperar a la primera respuesta, volver a pedir otro informe y esperar a esa respuesta.

¿Cómo medimos el rendimiento?

A veces medir el rendimiento no es tan fácil como parece. ¿Cómo se mide objetivamente el progreso de un pianista?. Para ello, necesitamos poner objetivos. ¿Como se mide el rendimiento de un saltador? Evidentemente, por la altura que salta o los metros de distancia. Aquí aparece el primero de los conceptos clave de BI, las métricas.

Para medir el rendimiento de una organización necesitamos conocer sus objetivos, los procesos y los sistemas que se utilizan y necesitamos ser capaces de automatizar la recogida de información en base a esos objetivos y las métricas que se desprenden de ellos.

Primera tarea, identificar métricas. Para ello hay que basarse en las preguntas de los usuarios "¿Cómo vamos en ventas?" ventas = métrica. "¿Cuantos pedidos se han entregado?" pedidos = métrica "¿cuantas llamadas se han atendido?" llamadas = métrica. Después de estudiar las preguntas de los usuarios y los procesos que siguen para responder, podemos ya obtener las métricas clave del negocio. Y no olvidemos que las métricas son globales, las ventas pueden verse afectadas por las llamadas de reclamaciones no atendidas, por ejemplo.

Segunda tarea, informes y análisis. La información es la base del análisis que se desencadena una vez se ha respondido a la primera pregunta "¿cuantas unidades se han vendido?", la siguiente pregunta es "¿porqué?". A la hora de las preguntas y del análisis suele aparecer otro concepto clave de BI, las dimensiones. "¿Cuanto se ha vendido en todo el país?" país=dimensión geográfica. O "¿cuanto se ha vendido en lo que va de año?" en lo que va de año = dimensión temporal. O "¿cuanto se ha vendido por departamento?" departamento= dimensión organizativa. Descubrir una dimensión nos puede llevar a otra o a niveles dentro de una dimensión. Por ejemplo, país puede tener como niveles región, provincia, ciudad, código postal, calle, etc. Otras dimensiones pueden ser externas, por ejemplo al analizar ventas puede surgir la pregunta "¿cuanto se ha vendido por grupos de edad?" y ahí tenemos una dimensión, edad.
En el análisis, surgen terceras, cuartas, quintas y muchas más preguntas y las dimensiones se puede mezclar "¿han subido las ventas en todo el país?¿y ha sido la subida la misma en todos los grupos de edad?¿y en lo que va de año o solo el último mes?, ¿en todos los productos (nueva dimensión)?"
 A la hora de diseñar el sistema BI tenemos que tener en cuenta cómo va a analizar la información el usuario para preparar la información de forma que el análisis sea rápido y preciso y conteste a sus preguntas. Hay que recordar que será el usuario el que, a través de las herramientas, irá creando sus consultas y sus informes para analizar la información así que hemos de poner a su alcance todas las métricas y dimensiones que necesita para su análisis.
A través del análisis el sistema se va perfeccionando y los usuarios también aumentan el dominio del sistema, lo que redunda en un mejor rendimiento global.

Tercera tarea, planificación, presupuestos y proyecciones. Un adecuado análisis nos aportará mejor coordinación y planificación. Si sabemos que las ventas aumentan podremos planificar los pedidos para asegurar las entregas a tiempo. Detectando las razones de los cambios se podrán hacer presupuestos y proyecciones. El sistema nos debería decir si nos estamos desviando de las proyecciones y presupuestos y porqué, y además nos permitirá tomar acciones correctivas a la mayor brevedad posible.
Las preguntas ¿como vamos?¿porqué?¿como mejorar? son las que debe responder el sistema en base a las métricas y las dimensiones introducidas.

En el éxito de un sistema BI no está solamente la elección de la herramienta adecuada sino también identificar correctamente las métricas, las dimensiones y la forma en los usuarios utilizan y analizan esta información.

¿Que quiero decir cuando digo BI?

BI significa Business Intelligence, literalmente inteligencia empresarial. ¿Y eso que es?, realmente el término BI se refiere a los sistemas que permiten medir y mejorar el rendimiento de una organización.
Los sistemas BI ayudan a mejorar la gestión empresarial haciendo visible de una forma sencilla el rendimiento de una organización.

Muchas veces, la información que permite evaluar y mejorar el rendimiento de la organización no es fácilmente visible. Para sacar el máximo provecho se necesita un sistema BI.

Los sistemas BI también se conocen como sistemas de soporte a la decisión porque son aplicaciones orientadas a dar respuesta a las preguntas básicas de negocio ¿como vamos?, ¿porque? y ¿qué deberíamos hacer?. Como consecuencia de las respuestas a estas peguntas y las soluciones adoptadas, los sistemas BI evolucionan con el tiempo, igual que evolucionan las organizaciones.

Muchas veces, una organización dispone de varios sistemas departamentales con poca interrelación entre ellos. Sin embargo, todas las partes de una organización están relacionadas. Las compras, por ejemplo, dependen de las ventas. No tiene sentido comprar material es que no se van a vender y no comprar lo que es necesario para cumplir con los pedidos. Desde el punto de vista BI, toda la información está relacionada y forma parte de los objetivos globales de la empresa. El rendimiento de la empresa no se mide por el rendimiento de cada departamento, sino por los objetivos globales de la empresa.

Por lo tanto, BI son los sistemas que relacionan toda la información de la empresa, los comparan con los objetivos planteados y nos dicen que hacer para mejorar la situación.

¿Qué aporta una herramienta BI al departamento de Informática?

Implantar y mantener diferentes sistemas le cuesta al departamento IT tiempo y recursos. Es poco eficaz, hay que mantener los mismos o parecidos informes que no se pude compartir, hay que dar soporte al usuario para cada sistema y las peticiones de nuevos informes y/o consultas se encolan.

Normalmente, los usuarios buscan que el departamento IT les de las respuestas que buscan. Normalmente esto implica dedicar tiempo a entender lo qua pretende el usuario, desarrollar informes o pequeñas aplicaciones que hay que probar y mantener y el ciclo vuelve a empezar con la retroalimentación. A veces esto puede implicar mucho tiempo y esfuerzo y al final el usuario no está contento puesto que la información que necesita no está cuando la necesita y además se han dedicado muchos recursos de tiempo y dinero a ello.

Históricamente, la información pertenece al departamento IT y son los que la gestionan. El departamento IT ha desarrollado dentro de la casa los sistemas de información o ha seleccionado e implantado el ERP de la empresa y sabe dónde está la información que necesita el usuario. Además, la información puede estar dispersa en varios sistemas y es necesario conocerlos todos para dar las respuestas que se necesitan. Generalmente IT es quien ha desarrollado los sistemas que recogen la información y lo normal es que se les pidan los sistemas que la entregan y analizan. Sin embargo, los que hacen uso de esa información no son el departamento de IT, por lo que la interacción entre IT y el resto de departamentos para hacer uso de toda esta información lleva tiempo y recursos.

Las herramientas BI están diseñadas para hacer que los procesos de transformación de datos en información y las consultas de los usuarios para sacar la información que necesitan tengan el mínimo gasto en IT. Una vez  que IT ha desarrollado las herramientas de validación y recogida de información y los procesos de consolidación y puesta a disposición para los usuarios, el coste de las consultas y análisis por parte de los usuarios se minimiza, el plazo de respuesta se minimiza y la satisfacción del usuario y el rendimiento global de la organización mejora ostensiblemente puesto que es el propio usuario el que define y obtiene la información que necesita.

Problema con Mapas

Presentar información con los mapas de Cognos queda muy bien, si la información es relevante, claro. Siguiendo las instrucciones es bastante fácil pero a veces hay problemillas que te llevan de cabeza.
Un problema que puede suceder y puede ser bastante irritante es seguir las instrucciones y que al ejecutar el gráfico te salga el error "RSV-RND-0094", lo que viene a decir que tus regiones, zonas, ciudades o en general puntos no están en el diccionario del mapa. Entonces tú compruebas el diccionario con el Map Manager y ves que están ahí. ¿Porqué el error?.
Después de volverte loco haciendo pruebas puedes descubrir que el error no está en el diseño del mapa, ni de tu modelo ni de tu gráfico. El error puede estar en que su servidor de base de datos está rellenando con espacios por la derecha los campos alfanuméricos mientras que Cognos hace una comparación estricta en su diccionario y claro, "Madrid " no es igual que "Madrid", así que no hay forma de que funcione.
Solución: Utiliza un alias numérico (códigos postales, prefijos telefónicos, o el dato que mejor relacione tu información geográficamente) o bien un alfanumérico cuya longitud sea siempre la misma (y que tenga sentido en tu modelo, claro) y además de poder representar la información en los mapas te servirá de doble validación de tus datos.
CUIDADO, a veces el servidor de base de datos puede aparentar que no rellena espacios por la derecha y hacerlo, me ha sucedido con SQL Server 2005, así que mejor comprueba.