¿Cómo implantar BI en la empresa?

Implantar un sistema BI en una empresa puede significar una diferencia crucial en el éxito de la misma. En un entorno cada vez más competitivo, la capacidad de contar con información fiable y a tiempo que permita tomar las decisiones correctas y evaluar el impacto puede significar la diferencia entre el éxito y el cierre.

Para implantar un sistema BI, conviene en primer lugar elegir el segmento de le empresa en el que se obtendrá el mayor retorno de la inversión. La pregunta es ¿qué es lo que más me interesa ver para mejorar?. Puede ser el comportamiento de los clientes, puede ser la logística, puede ser producción. La visibilidad total de las áreas críticas del negocio y la capacidad de tomar acciones correctivas rápidamente son la clave.

Una vez decidida el área inicial, es necesario evaluar la infraestructura existente, las fuentes de información pertinentes existentes o necesarias, cómo está organizada, si es homogénea o es necesario estandarizar nombre, códigos, etc. Es conveniente evitar fuentes de datos manuales sin controles de validación que puedan disminuir la calidad de la información resultante, ya sea por error tipográfico o intencionalmente. Se debe evitar el uso de datos no contrastados e incorporar controles de comprobación de la consistencia de la información.

El siguiente paso es la construcción de un prototipo que permita comenzar a evaluar los datos. Esto permite validar el modelo y comprobar la calidad de la información y comenzar a mostrar a la Dirección el potencial del sistema BI. El prototipado permite además un rápido avance en el análisis de los requisitos del sistema ya que la interacción con el prototipo saca de forma natural las necesidades y requisitos de los usuarios. Conviene centrarse en los objetivos de negocio y desarrollar las métricas, analíticas e informes que se pueden obtener de los datos disponibles. La interacción dará además las pautas de organización de la información (bases de datos, cubos, niveles de detalle, agrupaciones, etc.) y la frecuencia de actualización de información necesaria.

La ventaja de las buenas herramientas BI es que se adaptan muy bien a las técnicas de prototipado. En muchos casos, contar con una base de informes ya existente con plantillas de bases de datos, cubos, informes, cuadros de mando, etc. predefinidos para un sector marca la diferencia entre un proyecto exitoso y un fracaso ya que ayuda a la dirección de la empresa a volcarse en el proyecto desde el inicio.

Por último se desarrolla el prototipo con los procesos necesarios para la integración con las fuentes de datos existentes, la creación de nuevas fuentes de datos, comprobaciones de validación, procesos de carga y transformación, identificación de los usuarios y datos a los que deben tener acceso, niveles de seguridad, periodicidad y medio de acceso (las buenas herramientas como Cognos permiten programar el envío de informes por correo electrónico periódicamente en diferentes formatos como Excell o PDF o programar eventos basados en alarmas y distribuir información de varias formas diferentes). Es importante preparar un plan de formación completo que asegure que el personal comprenda no sólo el funcionamiento de las herramientas sino el potencial y el uso que se puede llega a extraer del sistema para asegurar el triunfo de la implantación. El mejor sistema no sirve para nada si no se usa o se usa incorrectamente.