¿Qué aporta una herramienta BI al departamento de Informática?

Implantar y mantener diferentes sistemas le cuesta al departamento IT tiempo y recursos. Es poco eficaz, hay que mantener los mismos o parecidos informes que no se pude compartir, hay que dar soporte al usuario para cada sistema y las peticiones de nuevos informes y/o consultas se encolan.

Normalmente, los usuarios buscan que el departamento IT les de las respuestas que buscan. Normalmente esto implica dedicar tiempo a entender lo qua pretende el usuario, desarrollar informes o pequeñas aplicaciones que hay que probar y mantener y el ciclo vuelve a empezar con la retroalimentación. A veces esto puede implicar mucho tiempo y esfuerzo y al final el usuario no está contento puesto que la información que necesita no está cuando la necesita y además se han dedicado muchos recursos de tiempo y dinero a ello.

Históricamente, la información pertenece al departamento IT y son los que la gestionan. El departamento IT ha desarrollado dentro de la casa los sistemas de información o ha seleccionado e implantado el ERP de la empresa y sabe dónde está la información que necesita el usuario. Además, la información puede estar dispersa en varios sistemas y es necesario conocerlos todos para dar las respuestas que se necesitan. Generalmente IT es quien ha desarrollado los sistemas que recogen la información y lo normal es que se les pidan los sistemas que la entregan y analizan. Sin embargo, los que hacen uso de esa información no son el departamento de IT, por lo que la interacción entre IT y el resto de departamentos para hacer uso de toda esta información lleva tiempo y recursos.

Las herramientas BI están diseñadas para hacer que los procesos de transformación de datos en información y las consultas de los usuarios para sacar la información que necesitan tengan el mínimo gasto en IT. Una vez  que IT ha desarrollado las herramientas de validación y recogida de información y los procesos de consolidación y puesta a disposición para los usuarios, el coste de las consultas y análisis por parte de los usuarios se minimiza, el plazo de respuesta se minimiza y la satisfacción del usuario y el rendimiento global de la organización mejora ostensiblemente puesto que es el propio usuario el que define y obtiene la información que necesita.