¿Qué aporta BI a los usuarios?

Normalmente uno hace un análisis basado en objetivos. ¿Que es lo que quiero hacer?¿lo estoy consiguiendo?. Ya hemos visto que para eso tenemos métricas y dimensiones. En una empresa, el objetivo lo suele marcar un presupuesto. Comparando las métricas reales contra los objetivos presupuestados sabemos si vamos por el buen camino o no. A nivel particular el ejercicio es bastante sencillo ¿voy bien de dinero este mes? si no a lo mejor tengo que recortar algún gasto. Tomar transporte público en lugar de coger el coche o cambiar de proveedor de ADSL o darme de baja de la TV de pago.

En una empresa, cuanto mayor es más difícil es tomar la decisión, puesto que la decisión para mejorar costes en compras puede afectar a ventas de una forma que el responsable de compras no advierte o al revés. Por ejemplo un nuevo producto puede estar generando unas ventas mucho mayores de lo anticipado y es necesario ajustar la producción o puede causar tensiones de tesorería. ¿Que aporta BI a esto?. Un sistema BI da una visión global de la empresa y las alarmas y balances para detectar necesidades y reaccionar a tiempo a ellos.

El departamento IT generalmente recoge toda la información necesaria, pero los sistemas de información a veces están fragmentados y no existe una visión unificada del negocio. Los sistemas BI unifican la visión y dan a los usuarios la visión de negocio de los datos de la empresa en los términos en que los utilizan. Los usuarios BI tienen acceso a información fiable que pueden analizar sin necesidad de esperar al departamento IT para sacar sus conclusiones y tomar sus decisiones. A diferencia del uso de, por ejemplo hojas de Excell, los datos del sistema BI son siempre consistentes con los datos de la organización, no se pueden manipular ni destruir accidentalmente y siempre puedes contar con la versión actualizada de la información que se necesita en el formato que entiende el usuario.

¿Esto que significa?, que un responsable puede por ejemplo ver que han aumentado las llamadas de queja de los clientes porque su gráfico de rendimiento así se lo indica. Al analizar la información puede navegar a través de los informes ya existentes y darse cuenta de que necesita una consulta para ver las entregas por zonas. El propio usuario puede hacer la consulta a la base de datos y ver que en una zona el tiempo medio de entrega a subido. Con otra consulta ve que el problema ha surgido la última semana y que corresponde a un proveedor de paquetería en concreto. A partir de ahí se pude tomar al decisión de transferir los pedidos a otro proveedor, buscar otro de respaldo si no existe etc. La información y la decisión se pueden tomar a tiempo sin pasar por un proceso de solicitar al departamento IT, explicar el problema, esperar a la primera respuesta, volver a pedir otro informe y esperar a esa respuesta.